Durasi Proses Rekrutmen di Perusahaan Jepang dari Apply sampai Offering

Ringkasan artikel

• Proses rekrutmen di perusahaan Jepang yang beroperasi di Indonesia membutuhkan beberapa tahap
• Tidak ada satu durasi yang berlaku untuk semua perusahaan Jepang, karena hal itu tergantung pada posisi, tingkat senioritas, dan kebutuhan perusahaan
• Durasi proses rekrutmen yang panjang tidak berarti memiliki peluang diterima lebih kecil

Tak sedikit kandidat Japanese speaker berasumsi tentang durasi proses rekrutmen di perusahaan Jepang. Ada pula anggapan bahwa proses rekrutmen yang berlangsung lama memperkecil peluang mereka diterima oleh perusahaan, padahal belum tentu demikian.

Durasi proses rekrutmen setiap perusahaan berbeda, karena hal ini tergantung pada kebutuhan business serta posisi, yang terkadang memiliki kualifikasi khusus. Di perusahaan Jepang yang beroperasi di Indonesia, tim HR atau perekrut akan melakukan dua hingga tiga wawancara karena mereka tak hanya menilai keterampilan dan pengalaman kerja kandidat, juga cara berpikir serta kepribadian. Meskipun tak sedikit perusahaan yang melakukan dua sesi wawancara dengan perekrut dan manajemen Jepang.

Perjalanan Kandidat dalam Proses Rekrutmen Perusahaan Jepang

Secara garis besar, pelaksanaan rekrutmen di perusahaan Jepang sama seperti di perusahaan lain. Dimulai dari tahap:

1. HR atau perekrut menerima aplikasi dari kandidat
2. Penyaringan aplikasi
3. Wawancara
4. Assessment atau test skill, jika ada
5. Keputusan manajemen
6. Pengiriman offer letter
7. Onboarding karyawan baru

Walaupun mereka memiliki tahapan yang sama, tetapi dalam praktiknya terdapat perbedaan, terutama dalam wawancara kerja. Perusahaan Jepang bisa melakukan tiga kali sesi wawancara, yaitu:

• Wawancara pertama dengan perekrut: Pembicaraan membahas pengalaman, kemampuan, dan pengetahuan kandidat serta mencocokkannya dengan CV
• Wawancara kedua dengan manajer: Sesi ini menggali keterampilan teknis hingga membahas studi kasus dari sisi kandidat, terkadang berjalan secara simultan dengan skill test, seperti keterampilan berbahasa Jepang
• Wawancara ketiga dengan direktur dan/atau manajer HR: Pertemuan yang menyelaraskan pandangan kandidat dengan budaya dan nilai perusahaan Jepang–Indonesia

Namun, tidak semua perusahaan Jepang menerapkan proses di atas, karena mereka akan melihat kebutuhan bisnis dan urgensi posisi yang harus diisi secepatnya.

Baca: Peluang Kerja Japanese Speaker Selain Interpreter: Kenali Career Map-nya Dulu (membuka tab baru)

Berapa Durasi Proses Rekrutmen di Perusahaan Jepang?

Belum ada data yang menyebutkan angka atau durasi dalam proses rekrutmen perusahaan Jepang di Indonesia. Berdasarkan Career Advisor (CA) di Peoplyee (membuka tab baru), durasi proses rekrutmen di perusahaan Jepang sama seperti perusahaan lain.

Setidaknya, lanjut CA, perusahaan membutuhkan waktu satu hingga tiga minggu sejak mereka menerima CV kandidat, menyaring, hingga melakukan wawancara kerja. Setelah sesi wawancara, keputusan memerlukan waktu sekitar lima hingga 10 hari kerja. Jika terdapat skill test, psychological test, MCU, background checking, dan/atau kesibukan manajer, waktu keputusan bisa lebih panjang.

Menurut Glassdoor (membuka tab baru), waktu rata-rata untuk mengisi posisi yang kosong menurun dari 48 hari pada 2023 menjadi 41 hari pada 2024. Proses yang berlarut-larut secara diam-diam merugikan perusahaan dalam dua hal, yaitu:

1. Menghabiskan biaya sementara posisi tersebut kosong
2. Kehilangan kandidat terbaik, karena mereka bekerja di kompetitor yang bergerak lebih cepat

Durasi ini juga ditentukan oleh tahapan rekrutmen di perusahaan. Ada perusahaan yang mengundang wawancara kerja dengan perekrut, panel interview atau focus group discussion (FGD), sekaligus skill dan psychological test pada hari yang sama. Namun, ada pula yang melakukan rangkaian proses pada hari berbeda.

Tahap mana yang paling lama? Tidak selalu ada satu tahap yang paling lama, tetapi ada beberapa tahap yang berpotensi menjadi bottleneck. Apa saja itu?

Penyaringan CV Screening atau penyaringan CV kerap memakan waktu, ketika perusahaan menerima banyak aplikasi dan pemeriksaan dokumen perlu dilakukan oleh lebih dari satu pihak.

Wawancara kerja Semakin banyak wawancara kerja yang diperlukan, semakin panjang pula waktu proses. Masalahnya bukan hanya durasi wawancara, juga mencari jadwal yang cocok antara kandidat dengan pewawancara, terlebih jika manajer sebagai hiring manager memiliki banyak pekerjaan.

Untuk mendapatkan jadwal wawancara pertama, ada kandidat yang menunggu tiga hingga empat hari setelah mengirimkan aplikasi. Ada pula yang memperoleh undangan wawancara setelah dua hingga tiga minggu kemudian.

Pengambilan keputusan Ini dapat menjadi salah satu tahap paling sulit dari sisi kandidat. Setelah sesi wawancara kedua selesai, Anda mengira perusahaan tinggal memberikan keputusan, tetapi prosesnya bisa lebih rumit dari itu. Perekrut dan manajer akan berdiskusi tentang kandidat dengan:

• Mengumpulkan penilaian hasil wawancara
• Saling memberikan umpan balik
• Membandingkan keterampilan dan pengalaman
• Membicarakan kemampuan hingga kompensasi
• Melakukan background checking
• Menyiapkan offer letter

Durasi proses rekrutmen bisa berlangsung lama, jika yang dicari adalah:

1. Kandidat posisi penting, seperti level manajerial atau bidang keuangan, maka perusahaan memerlukan persetujuan jajaran direksi
2. Budaya perusahaan yang mengharuskan perekrut atau manajer mendapatkan persetujuan calon karyawan baru kepada atasan tertinggi, misalnya, bila ini terjadi di perusahaan Jepang, maka direktur dari kantor pusat di Jepang harus menyetujui kandidat pilihan dari Indonesia

Sekali lagi, kondisi tersebut kembali kepada kebijakan perusahaan, posisi yang dibutuhkan, serta urgensi bisnis yang harus segera dijalankan.

Baca: Struktur CV yang Disukai Perekrut Perusahaan Jepang agar Lamaran Lolos (membuka tab baru)

Apa yang Membuat Proses Rekrutmen Menjadi Lama?

Ada beberapa faktor yang menyebabkan durasi proses rekrutmen di perusahaan Jepang membutuhkan waktu lama. Untuk lebih memahami, simak informasi di bawah ini:

1. Sulit mencocokkan jadwal wawancara

Jika pewawancara berasal dari beberapa divisi, departemen, dan sebagian adalah manajer atau atasan Jepang, maka proses pencocokan jadwal wawancara membutuhkan waktu lebih lama.

2. Analisis kualifikasi kandidat

Perekrut dan manajer akan menganalisis kualifikasi kandidat yang dibutuhkan oleh perusahaan sebelum mengambil keputusan. Semakin banyak kandidat berpotensi yang masuk radar mereka, semakin lama pula waktu yang dibutuhkan.

3. Tes belum selesai diperiksa

Bila perusahaan mengadakan skill atau psycho test, maka mereka membutuhkan waktu tambahan untuk memeriksanya, terutama jika pemeriksaan skill test dilakukan secara manual oleh hiring manager dan psycho test diperiksa oleh pihak lain, seperti lembaga psikologi.

4. Menunggu persetujuan

Sebelum perekrut atau HR melayangkan offer letter, mereka harus mendapatkan persetujuan dari atasan dan pihak terkait, seperti hiring manager, tim keuangan, atau manajemen karena hal ini menyangkut kompensasi dan benefits.

5. Proses pengambilan keputusan kolektif

Pada perusahaan dengan melibatkan banyak stakeholder, pengambilan keputusan dapat membutuhkan lebih banyak diskusi. Hal ini juga menjelaskan mengapa kandidat tidak seharusnya langsung menyimpulkan bahwa perusahaan “tidak tertarik” hanya karena membutuhkan waktu lebih lama.

6. Posisi tidak mendesak

Perusahaan yang tidak memiliki kebutuhan rekrutmen yang mendesak pada posisi tertentu bisa menjalankan proses lebih lambat dibandingkan posisi yang harus segera diisi.

Baca: 5 Pertanyaan yang Bisa Diajukan Kepada Manajer Jepang dalam Wawancara Kerja (membuka tab baru)

KyariGo Insight

Durasi proses rekrutmen di perusahaan Jepang yang beroperasi di Indonesia tidak memiliki ketentuan khusus yang berlaku pada semua posisi. Yang perlu Anda pahami ialah proses bisa menjadi lebih panjang ketika perusahaan menjalankan beberapa kali wawancara, tes, atau persetujuan dari berbagai pihak.

Lama proses rekrutmen tidak selalu menunjukkan peluang kandidat untuk diterima atau ditolak. Jika ingin mengetahui apakah proses masih berjalan, Anda dapat berkomunikasi dengan perekrut melalui email atau pesan pendek. Tanyakan tentang timeline proses rekrutmen, lalu lihat perkembangannya. Jika timeline telah terlewati tanpa kabar, Anda berhak menghubungi perekrut lagi. Bila tak ada jawaban pasti dari mereka, sebaiknya Anda mencari peluang di tempat lain.

Apa yang Harus Dilakukan Selama Menunggu Keputusan?

Setelah wawancara, tanyakan kepada perekrut berapa lama Anda harus menunggu keputusan selanjutnya. Jika belum memberikan kabar berdasarkan keterangan perekrut, Anda dapat menghubunginya.

Bagaimana jika perekrut tidak membalas pertanyaan Anda tentang keputusan hasil wawancara?

Izinkan Anda menunggu kabarnya selama dua hari, setelah itu Anda bisa bertanya lagi. Jika belum ada kabar, biarkan saja. Akui perasaan kecewa, lalu beralih ke pencarian lain. Sebagai kandidat yang mengikuti proses rekrutmen di perusahaan Jepang, Anda sebaiknya tidak menghentikan pencarian kerja hanya karena sedang menunggu satu perusahaan.

Selama belum menerima offer letter atau menunggu tahap selanjutnya, maka Anda berhak:

• Melamar pekerjaan di perusahaan lain
• Berlatih wawancara kerja berikutnya
• Memperbaiki keterampilan teknis, seperti berbahasa Jepang
• Memperbarui CV dan portofolio
• Menyiapkan dokumen yang akan diperlukan oleh perrkrut

Menunggu proses rekrutmen adalah bagian dari perjalanan mencari kerja, tetapi menjaga pilihan tetap terbuka menjadi cara melindungi rencana karier Anda. Kunjungi laman ini (membuka tab baru)untuk melihat peluang terbuka di luar sana.