Mengenal Budaya Hourenso yang Wajib Dipahami Saat Bekerja di Perusahaan Jepang

Ringkasan artikel

• Hourensou (報連相) adalah budaya komunikasi Jepang yang terdiri dari houkoku (melaporkan), renraku (menginformasikan), dan soudan (berkonsultasi)
• Penerapannya membantu menjaga informasi tetap selaras, memperlancar koordinasi, dan mencegah masalah pekerjaan berkembang lebih besar
• Memahami hourensou penting bagi jobseeker yang ingin bekerja di perusahaan Jepang, karena komunikasi dan kerja sama tim menjadi bagian penting dari budaya kerja

Pernah Anda mengenal budaya hourensou dalam pekerjaan? Jika belum, tak ada yang salah dengan hal itu, karena ini adalah budaya komunikasi dari Jepang yang dapat diimplementasikan dalam dunia kerja.

Namun, konsep hourensou tidak dibahas oleh dosen atau guru les saat mereka memberikan materi bahasa Jepang. Padahal memahami budaya komunikasi di tempat kerja sama pentingnya dengan menguasai tata bahasa atau kosakata bahasa Jepang. Bagi Anda yang tertarik bekerja di perusahaan Jepang atau berkarier sebagai Japanese speaker, mari mengenal budaya hourensou lebih dekat.

Apa itu Hourensou?

Hourensou (報連相) merupakan singkatan dari tiga kata dalam bahasa Jepang, yaitu houkoku (報告), renraku (連絡), dan soudan (相談). Ketiganya adalah fondasi penting dalam menjaga kelancaran arus informasi di dalam organisasi.

Konsep ini tidak hanya diterapkan oleh karyawan junior, tetapi juga level pimpinan, karyawan senior, dan anggota tim lainnya. Tujuan housensou untuk:

• Memastikan setiap anggota tim memiliki informasi yang sama
• Mengetahui perkembangan pekerjaan
• Mengantisipasi masalah sebelum menjadi lebih besar

Houkoku (報告)

Hou berasal dari kata houkoku (報告) yang secara harfiah berarti melaporkan. Ini dapat diartikan juga sebagai memberikan perkembangan pekerjaan dalam budaya kerja Jepang.

Ketika atasan memberikan sebuah tugas, karyawan diharapkan bukan hanya melapor ketika tugas telah diselesaikan saja, tetapi juga memberitahukan kondisi terkini dari proses pengerjaan yang sedang berjalan. Laporan tersebut dapat disampaikan melalui berbagai cara, seperti saat rapat, melalui email, aplikasi komunikasi internal, atau percakapan langsung dengan atasan.

Tujuan houkoku bukan untuk mengawasi setiap langkah karyawan, melainkan atasan dan rekan kerja mengetahui kondisi terkini dari pekerjaan tersebut. Dengan demikian, mereka dapat:

• Menyelesaikan tugas sesuai peran masing-masing
• Memastikan seluruh pekerjaan dalam tim tetap berjalan selaras
• Memberikan bantuan jika diperlukan

Contoh houkoku dalam pekerjaan, target penyelesaian laporan kegiatan adalah Jumat, tetapi Anda tidak perlu menunggu hingga hari tersebut untuk memberikan kabar. Anda bisa menginformasikan pekerjaan telah mencapai 80% pada Rabu atau menyampaikan kendala yang berpotensi menghambat penyelesaian.

Renraku (連絡)

Ren berasal dari kata renraku (連絡) yang berarti menginformasikan, menghubungi, atau berkoordinasi. Dalam budaya kerja Jepang, setiap informasi yang dapat memengaruhi pekerjaan tim sebaiknya segera disampaikan kepada pihak yang berkepentingan, seperti pemimpin atau manajer.

Pada umumnya, perusahaan Jepang menekankan kerja sama tim, sehingga menyampaikan informasi kepada rekan kerja atau pihak yang berkepentingan adalah poin penting. Ini bertujuan agar semua orang memiliki informasi yang sama, mencari solusi bersama sebelum masalah berdampak pada pekerjaan, dan/atau menyesuaikan pekerjaannya jika diperlukan. Contoh renraku:

• Memberitahukan perubahan jadwal
• Menginformasikan kendala dalam pekerjaan
• Menjelaskan masalah yang berhubungan dengan proyek yang tengah berlangsung

Bagi mereka yang terbiasa bekerja secara mandiri, menyelesaikan masalah sendiri terlebih dahulu akan menimbulkan kesalahpahaman. Pasalnya, menunda penyampaian informasi dapat menyebabkan miskomunikasi atau menghambat pekerjaan anggota tim lain.

Renraku berlaku kepada semua pekerjaan. Tak hanya di rapat, juga mengirim pesan melalui email atau aplikasi komunikasi, atau memberi tahu secara langsung. Selanjutnya, Anda perlu memastikan semua orang telah menerima pesan Anda. Langkah tersebut memastikan semua pihak mengetahui perubahan yang terjadi.

Soudan (相談)

Sou berasal dari kata Soudan yang artinya ialah berkonsultasi, berdiskusi atau meminta saran ketika menghadapi kendala atau sebelum mengambil keputusan penting. Dalam hal ini, karyawan didorong untuk berdiskusi dengan atasan atau rekan kerja sebelum mengambil keputusan, terutama jika keputusan tersebut dapat memengaruhi pekerjaan tim.

Bagi sebagian orang, berkonsultasi bisa terasa memperlambat proses kerja. Namun, langkah ini dipandang sebagai upaya untuk memastikan keputusan yang diambil sudah dipertimbangkan dari berbagai sudut pandang dan tidak menimbulkan dampak yang tidak diinginkan. Misalnya, saat mengerjakan sebuah proyek, metode yang direncanakan tidak dapat digunakan sehingga perlu mengubah cara kerja.

Daripada langsung mengambil keputusan sendiri, Anda perlu mempraktikkan soudan, yaitu berdiskusi terlebih dahulu dengan atasan atau anggota tim. Dengan begitu, semua pihak memahami alasan perubahan dan dapat memberikan masukan sebelum keputusan diterapkan. Memang, proses tersebut terkadang memerlukan waktu lebih lama, tetapi langkah itu mengurangi risiko kesalahan dan menjaga kelancaran pekerjaan tim.

Sekilas, hourensou terdengar sederhana, tetapi bagi perusahaan Jepang, prinsip ini merupakan fondasi komunikasi. Mengapa demikian? Karena hourensou membangun kepercayaan antara pemimpin dan karyawan serta anggota tim, memperlancar koordinasi, dan menjaga pekerjaan tetap berjalan efektif.

Baca: Menapaki Karier: Kenali 3 Perbedaan Budaya Kerja di Perusahaan Jepang dan Indonesia (membuka tab baru)

KyariGo Insight

Bagi Anda yang mempunyai keterampilan berbahasa Jepang mumpuni dan berencara bekerja di perusahaan Jepang, memahami hourensou sama pentingnya dengan mempersiapkan kualifikasi berdasarkan job description.

Dalam pekerjaan sehari-hari, Anda harus membiasakan diri untuk melaporkan perkembangan pekerjaan, menyampaikan informasi yang relevan, dan berkonsultasi sebelum mengambil keputusan yang berdampak pada tim. Dengan memahami pola komunikasi ini, Anda dapat lebih mudah beradaptasi dan membangun kepercayaan di lingkungan kerja Jepang.

Baca: Cara Menulis Lamaran Kerja di Body Email Dalam Bahasa Jepang Beserta Contohnya (membuka tab baru)

Kenapa Orang Jepang Sangat Mementingkan Hourensou?

Di banyak perusahaan Jepang, komunikasi tidak hanya dilakukan saat pekerjaan selesai atau ketika muncul masalah. Perusahaan mengharapkan setiap karyawan saling berbagi informasi secara berkala. Tujuannya agar semua orang mengetahui perkembangan pekerjaan, terutama pekerjaan yang melibatkan berbagai tim atau divisi.

Dengan menerapkan hourenou, perusahaan dapat:

• Memudahkan koordinasi antaranggota tim
• Mencegah kesalahan atau masalah menjadi lebih besar
• Membantu atasan memberikan arahan atau dukungan ketika diperlukan
• Membangun kepercayaan, karena setiap karyawan mengetahui perkembangan pekerjaan masing-masing

Bagi sebagian karyawan Indonesia, hourensou terkesan seperti terlalu sering melapor atau sedang diawasi terus-menerus. Namun, bagi perusahaan Jepang, kebiasaan tersebut justru bagian penting dari budaya kerja yang bertujuan menjaga komunikasi dan kerja sama tim tetap berjalan dengan baik.

Ingat, keterlambatan menyampaikan informasi sering kali dianggap lebih berisiko daripada melaporkan perkembangan pekerjaan secara berkala. Oleh karena itu, mengenal budaya hourensou menjadi langkah awal berkarier di perusahaan asal Negeri Sakura ini.

Bekerja di perusahaan Jepang tak melulu tentang meningkatkan kemampuan bahasa. Perusahaan juga menghargai karyawan yang mampu berkomunikasi dengan baik dan bekerja sama dengan rekan setim.

Bagi Anda yang ingin memperoleh wawasan karier dan budaya kerja Jepang, temukan informasi tersebut melalui KyariGo (membuka tab baru).