Ketahui Berapa Lama Estimasi Waktu Proses Rekrutmen di Perusahaan Jepang

Menanti kabar kelanjutan proses rekrutmen sering kali menjadi fase yang paling menguras energi bagi pencari kerja. Hal ini juga dialami oleh kandidat Japanese speaker yang mengirimkan aplikasi ke perusahaan Jepang yang beroperasi di Indonesia.

Berapa lama proses rekrutmen di perusahaan Jepang? Apakah prosesnya memerlukan waktu berminggu-minggu? Apakah proses di perusahaan Jepang berbeda dengan perusahaan lain? Mari, menggali informasi berapa lama proses rekrutmen di perusahaan Jepang.

Memahami Proses Rekrutmen

Definisi

Proses rekrutmen adalah tahapan yang dijalankan oleh perusahaan untuk mengidentifikasi, menyaring, mewawancarai, hingga memilih kandidat terbaik demi mengisi kekosongan posisi jabatan di suatu perusahaan.

Sebagai pencari kerja, Anda beranggapan bahwa perjalanan karier menuntut proses yang efisien. Namun, Anda juga perlu memahami dinamika di balik meja kerja tim HR di perusahaan Jepang.

Bagi korporasi Jepang, tujuan rekrutmen tak sekadar mencari seseorang yang kompeten secara teknis untuk menyelesaikan tugas hari ini. Mereka juga membutuhkan karyawan yang memahami lanskap bisnis dengan segala perubahannya serta kemampuan berkolaborasi dengan baik.

Tak jarang, perusahaan Jepang juga menyoroti keselarasan kandidat dengan budaya perusahaan serta potensi untuk dikembangkan kemampuannya secara jangka panjang melalui program pelatihan.

Namun, ada anggapan di komunitas profesional bahwa korporasi Negeri Sakura memiliki birokrasi rekrutmen yang cenderung berlapis dan memakan waktu, sehingga prosesnya berlangsung berminggu-minggu. Kondisi tersebut bisa membuat kandidat merasa cemas.

Apakah proses rekrutmen perusahaan Jepang sama seperti perusahaan lain?

Pada dasarnya, proses rekrutmen di perusahaan Jepang sama seperti perusahaan lain. Hanya saja, yang membedakan adalah struktur pengambilan keputusannya, terlebih hal ini dibandingkan dengan perusahaan lokal di Indonesia atau perusahaan rintisan.

Biasanya, perusahaan rintisan bergerak sangat dinamis, termasuk soal pengambilan keputusan yang bisa dilakukan secara vertikal dan instan oleh manajer. Misalnya, manajer divisi dapat mengambil keputusan tentang kandidat terpilih, sebelum ia diambil kompetitor.

Sebaliknya, pengambilan keputusan di perusahaan Jepang menggunakan sistem kolektif yang disebut ringi atau berdasarkan konsensus. Setiap tim HR menemukan kandidat berpotensi, mereka tidak bisa langsung memberikan keputusan sepihak. CV kandidat harus diedarkan secara horizontal dan vertikal ke berbagai departemen terkait, termasuk mendapatkan persetujuan akhir dari direksi, yang salah satunya adalah ekspatriat Jepang.

Pendekatan berkelompok inilah yang membuat setiap tahapan rekrutmen terkesan lebih lambat, tetapi mereka melakukannya demi meminimalkan risiko, yaitu salah merekrut individu yang dapat mengganggu harmonisasi internal tim.

Berapa Lama Estimasi Waktu Proses Rekrutmen di Perusahaan Jepang?

Dari pengiriman CV hingga panggilan wawancara

Sejak mengirimkan CV, terkadang kandidat bertanya-tanya, “Kapan perekrut akan membaca CV saya?” atau “Kapan mereka menghubungi saya untuk wawancara kerja?”

Jika Anda telah mengirimkan CV sejak seminggu lalu, “Sudah seminggu, kok, belum ada kabar dari HR, yah?”

Estimasi waktu tunggu sejak CV dikirimkan hingga panggilan wawancara pertama atau surel penolakan rata-rata berkisar antara satu hingga tiga minggu. Ini berlaku pada hampir semua perusahaan, tak hanya perusahaan Jepang, meskipun hal tersebut tergantung kebutuhan perusahaan.

Jika perusahaan memiliki kebutuhan mendesak terhadap tenaga kerja baru, tim HR akan bergerak cepat untuk mendapatnya. Bila tidak begitu mendesak, maka tim HR memerlukan waktu untuk:

• Proses verifikasi: HR harus memverifikasi kompetensi kandidat, seperti keabsahan sertifikat JLPT, riwayat kerja, dan latar belakang pendidikan, biasanya perekrut akan menghubungi kandidat melalui telepon untuk memverifikasi info di CV

• Pemilihan CV: Perekrut akan memilih kandidat yang sesuai kualifikasi perusahaan, lalu ia akan memberikan CV kepada manajer yang native speaker dan timnya untuk dinilai pada tahap awal

• Penyelarasan dengan manajer: Manajer dari Jepang terkadang ada yang meminta CV berbahasa Jepang, sehingga perekrut akan menghubungi kandidat terpilih untuk membuat CV Jepang

• Penilaian sebelum wawancara: Manajer dari Jepang dan tim akan memastikan profil kandidat cocok berdasarkan kebutuhan perusahaan, lalu menjadwalkan sesi wawancara kerja

Jika Anda melamar pekerjaan melalui recruitment agency (membuka tab baru) atau headhunter, proses ini bisa lebih cepat menjadi tiga hingga tujuh hari kerja. Biasanya, headhunter memiliki jalur komunikasi langsung dengan penanggung jawab rekrutmen internal perusahaan.

Setelah wawancara sampai pengumuman final

Setelah berhasil melewati tahapan wawancara dengan perekrut dan/atau manajer atau direktur dari Jepang, maka Anda akan menerima pengumuman final lima sampai 10 hari kerja, sejak tanggal wawancara dilakukan.

Bila dalam proses, perekrut memberikan Anda skill test yang harus dikerjakan, maka durasi pengumuman bisa sampai dua atau tiga minggu. Kondisi ini juga tergantung berapa kandidat yang harus diwawancarai oleh manajer atau direktur Jepang. Di sini terjadi proses internal:

• Evaluasi kolektif: Pewawancara melakukan rapat bersama untuk membandingkan performa kandidat satu dengan kandidat lainnya

• Penyusunan job offer: Manajer bersama tim HR dan keuangan akan menyusun job offer yang berisi nama calon karyawan, peran, tanggung jawab kerja, hingga paket kompensasi dan benefit yang disesuaikan dengan anggaran perusahaan dan regulasi ketenagakerjaan

Apabila dalam waktu 14 hari kerja Anda belum menerima offering letter, maka ada kemungkinan proses persetujuan di tingkat manajemen tertinggi mengalami penundaan. Ada kemungkinan pula perusahaan sedang menanti jawaban dari kandidat prioritas pertama sebelum beralih ke kandidat cadangan berikutnya.

Etika Menghubungi Perekrut Untuk Menanyakan Kelanjutan Proses Rekrutmen

Jika batas waktu estimasi di atas telah terlampaui, maka Anda dapat menghubungi perekrut atau HR yang pernah menghubungi Anda. Dalam proses ini, Anda harus memperhatikan etika bisnis dan kejelasan tujuan.

Masyarakat bisnis Jepang sangat menghargai ketepatan waktu serta keprofesionalan. Melakukan tindak lanjut proses rekrutmen menunjukkan bahwa Anda adalah sosok yang memiliki ketertarikan terhadap posisi tersebut dan memiliki kemampuan komunikasi yang proaktif. Langkah yang harus Anda yaitu:

1. Jangan pernah menanyakan hasil wawancara kurang dari tujuh hari kerja setelah proses berlangsung, kecuali tim HR sebelumnya secara eksplisit menjanjikan tanggal tertentu
2. Sebaiknya, hubungi HR atau perekrut menggunakan email, kecuali mereka meminta Anda menghubungi melalui pesan teks
3. Sampaikan apresiasi Anda atas kesempatan wawancara yang diberikan, perkenalkan diri dengan jelas (nama dan posisi yang dilamar), lalu tanyakan apakah ada informasi tambahan yang mereka butuhkan dari pihak Anda untuk membantu proses pengambilan keputusan

Menghadapi proses rekrutmen di perusahaan Jepang di Indonesia menuntut kombinasi antara kualifikasi dan kesabaran. Anda harus menyadari bahwa durasi waktu yang relatif lebih panjang bukanlah tanda bahwa perusahaan Jepang tidak profesional, melainkan wujud dari kehati-hatian mereka dalam memilih aset manusia yang akan menjadi bagian dari korporasi secara jangka panjang.

Gunakan masa tunggu ini secara produktif untuk tetap melamar ke peluang kerja lainnya, melatih kemampuan wawancara, dan memperdalam pemahaman mengenai budaya industri Jepang melalui laman ini (membuka tab baru).

Sampai saat panggilan itu tiba, Anda sudah berada dalam kondisi yang paling siap untuk memukau mereka. Tetap semangat!